如何抓好事业单位档案工作

发表时间:2021/6/8   来源:《基层建设》2021年第4期   作者:韩丽
[导读] 摘要:事业单位当前的档案管理工作提出的要求主要集中在操作层,管理层,产生这种管理模式的原因主要是因为:一方面,档案管理在日常工作中体现出的作用与价值并不多,所以产生了一种认为档案管理无足轻重的思想;另一方面,档案管理工作针对当前事业单位档案管理涉及到的内容与种类繁多,因而档案管理业从实际应用角度来讲又是事业单位保持稳定发展所不能够缺少的核心岗位。
        柳州市江滨公园管理处  广西柳州  545000
        摘要:事业单位当前的档案管理工作提出的要求主要集中在操作层,管理层,产生这种管理模式的原因主要是因为:一方面,档案管理在日常工作中体现出的作用与价值并不多,所以产生了一种认为档案管理无足轻重的思想;另一方面,档案管理工作针对当前事业单位档案管理涉及到的内容与种类繁多,因而档案管理业从实际应用角度来讲又是事业单位保持稳定发展所不能够缺少的核心岗位。通过对上述两方面情况进行分析后能够看出,档案管理工作在事业单位中是不容小觑的。因此,作为档案管理人员要在工作中注重档案管理操作的规范性与科学性,让事业单位的档案管理可以真正将自身的价值和作用发挥出来,为事业单位的持续发展奠定良好的基础。
        关键词:事业单位;人才档案;档案管理;对策
        引言
        当今社会经济发展迅速,电子事业单位不断升级,档案管理信息化系统技术得到了极大的应用升级,还成功地让社会进入电子信息时代。随着事业单位的迅猛发展,在各个领域中,计算机占据着十分重要的地位,在人们的生产以及生活当中成为不可缺少的一部分。事业单位的档案信息化管理已经成为目前的普遍现象,信息化建设不仅可以提高档案管理的综合效率,还能够提高档案管理的准确性。因为信息化技术本身存在着不可控因素,所以如何提高档案安全管理水平属于一个持续性,永久性的话题。对此,探讨事业单位档案信息安全管理工作具有实际意义。
        1事业单位档案是科学技术存在的基本形式和基本条件
        随着历史的发展,人们越来越认识到科学技术是人类认识世界,改造世界的强大武器,是推动经济和社会发展的巨大杠杆。人们在事业单位,生产活动中不断地形成新思想,取得成功的经验和失败的教训,获得这样或那样的事业单位成果。所有这一切,首先是以事业单位档案的形式记载和存储下来,这就客观地赋予事业单位档案以事业单位储备的功能。没有事业单位档案,科学技术就不能独立存在,“皮之不存,毛将焉附”? 当然,事业单位情报,事业单位图书,事业单位资料也是科学技术存在的重要要形式和条件,但它们都产生于本单位事业单位活动过程之后,或从外单位搜集而来,是在事业单位档案的基础上加工整理而成,是事业单位活动的第二手材料,是事业单位档案的“衍生物”,是科学技术传承的“二传手”。没有事业单位档案它们就成了无源之水,无本之木。在各种类型的事业单位文献中,直接记录和存储科学技术原生信息的唯有事业单位档案。所以从本源性,原始性,直接性上讲,事业单位档案是科学技术存在的最重要的基本形式和基本条件。事业单位档案产生于事业单位活动又服务于事业单位活动,是事业单位活动的“伴生物”和“副产品”。如果在事业单位,生产活动中不注意形成,积累事业单位档案,就会影响科学技术的储备,传承和发展。著名的《孙膑兵法》正是由于未保存好档案材料而失传千百年,直至 1972 年在山东临沂银雀山发掘出《孙膑兵法》竹简档案,才使这颗科学瑰宝重见天日。
        2如何抓好事业单位档案工作
        2.1单位领导要高度关注人事档案管理工作
        针对事业单位的领导和决策层而言,要着重关注人事档案管理工作的重要性和必要性,针对人事档案的各项工作内容和实施策略要高度重视,用长远的发展眼光来看待问题,具备大局观,充分认识到档案管理工作对于事业单位持续稳定的发展有着重要的基础性作用。人事档案是事业单位工作质量如何的集中体现,同时对于相关人员的工作状态和工作成绩进行切实有效地记录,只有充分确保人事档案的管理更加完善,使人事档案得到有效的保存和管理,才能充分的体现出不同员工的社会价值和工作价值。事业单位的领导高度重视人事档案管理工作,才能使档案管理建设得到更有效地加强,充分认识到认识档案管理工作是促进人力资源有效优化科学合理配置的基础所在。
        2.2参照本土人才供给方式优化并完成归集标准的再造
        首先要求按照当前本土人才在供给上的特点使档案归集标准得到优化。当前有一些地区的人才供给特点主要包括:具备工科背景的人才资源相对比较丰富,这一层次的人员主要集中在25岁至45岁。那么,在档案归集标准制定的过程中,要求依照人员的专业背景去完成人才档案分类标准的制定,并且还需要相关人员对档案归集标准进行持续地细化,如按照人才层次的不同对其进行档案划分。合理使用档案归集标准细分,不仅能够让档案资源能够快速查找,同时还可以为档案管理标准的制定提供可行,为用人单位的选材提供便捷。
        2.3加强日常管理
        在使用计算机时,针对计算机系统,使用人员需要及时了解系统存在的漏洞,并将其进行修复,这就要求工作人员在使用计算机时拥有良好的习惯。在U盘的使用过程中,使用人员需要及时使用杀毒和防毒的技术,在正规的渠道中下载东西,让不明软件无从下手,将计算机的运行效果提升到极致。而邮件攻击这一手段的预防需要使用人员识别邮件的真假,小心处理邮件,避免病毒入侵。每个计算机的IP地址都是不一样的,保护IP地址是十分重要的,在进行网络聊天的时候,IP地址很容易被暴露出来,黑客会通过相关的IP地址来对档案管理信息化系统进行攻击。
        2.4加强法律宣传,搞好保密工作
        目前,档案缺乏对事业单位工作人员隐私信息的防护工作,因此在档案管理过程之中,要重视档案管理工作,避免因为管理不当而引发泄漏隐私的情况。首先,要扩大法治宣传的范围与力度,让档案管理人员意识到档案管理的重要性,逐步加大档案管理的规范合理性。其次,在档案保密工作中,相关人员要构建行之有效的档案保密条款,严格控制档案查阅和信息的公开,从根本上减小发生泄漏的几率。最后,档案人员要全方位予以检查,且要在综合监控下,保障销毁环节的有效性。
        2.5结合实际情况更有效地设置统一型档案工作机构
        由于事业单位档案管理工作的内容比较单一,在具体的管理过程中涉及很多方面的档案类型问题,针对于这样的情况,就需要有效设置统一型的档案管理机构,从根本上有效规避分立型档案工作机构的弊端,确保各个部门之间能够在业务方面进一步深入交流和联系,充分实现资源共享。在档案的归属方面,要进一步充分明确,使综合性的信息得到充分的利用,并且实现更便捷快速的查找和利用,有效做好统筹规划,系统整理,以此在更大程度上提升人事档案的利用效率,使其价值得到充分的体现。
        3结语:
        随着国际联系日益紧密,我国事业单位外部运行环境也日益复杂,虽然经营市场更广,但事业单位运行风险也在不断加大,事业单位在发展过程中要加强管理科学性。档案管理作为事业单位内部管理工作的重要内容,记录了事业单位的发展历史,事业单位管理人员运用信息技术进行全面化,信息化,现代化档案管理,可以帮助事业单位管理人员获得最全面的内部资料,并结合实际情况做出科学化决策,促进事业单位长远发展。文章中对于我国事业单位档案信息化管理工作问题及对策进行全面分析,各事业单位在借鉴信息化档案管理方法时,事业单位要结合实际情况开展信息化档案管理工作改革,满足事业单位发展需求。
        参考文献
        [1]马晓娅.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].时代经贸,2019(18):50—51.
        [2]陈伟华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新思考[J].城建档案,2019(06):74—75.
        [3]刘蓉国.“互联网+”背景下的事业单位档案管理[J].住宅与房地产,2019(04):264.
        [4]吕明.“互联网+”时代事业单位档案管理的创新研究[J].管理观察,2019(03):88—89.
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